1. Giấy in bền lâu

    Giấy in bền lâu là giấy có khả năng duy trì sự ổn định trong một thời gian dài. Để có được giấy in có tuổi thọ cao, giấy phải được sản xuất từ các loại nguyên liệu có độ bền lão hóa cao như: vỏ dó, bông, vải vụn..., không sử dụng bột giấy sunphit và bột giấy cơ học. Các loại giấy có tuổi thọ cao đều phải có độ bền cơ lý ban đầu cao như: độ bền dự trữ của giấy, chất độn được sử dụng trong quá trình làm giấy, độ bền cơ lý của giấy, độ pH… Tuy nhiên, để sử dụng giấy in bền lâu cần phải tính đến các yếu tố:

    - Tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật của giấy in bền lâu

    Căn cứ vào tiêu chuẩn quốc tế về giấy in bền lâu mà các nước, các tổ chức quốc tế đã ban hành (ISO 9706:1994, IS 1774, CAN/CGSB-9.70-2016…), Việt Nam cần xây dựng TCVN hoặc quy chuẩn kỹ thuật cho giấy in bền lâu phù hợp với điều kiện Việt Nam. Cần tính đến việc xây dựng tiêu chuẩn/quy chuẩn giấy in bền lâu ở các mức độ khác nhau như: giấy có độ bền trên 100 năm, trên 300 năm và trên 500 năm để các cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn về chất lượng giấy khi in văn bản, tài liệu có yêu cầu độ bền khác nhau.

    - Nguồn cung cấp giấy in bền lâu

    Giấy in bền lâu, có thể mua sẵn của các nước như: Mỹ, Australia, Nhật Bản… hoặc sản xuất trong nước. Việc quyết định mua của nước ngoài hay tự sản xuất giấy in bền lâu trong nước cần tính đến khối lượng giấy sử dụng trong một năm và hiệu quả kinh tế.

    Kết quả nghiên cứu tiền khả thi Đề án “Nghiên cứu việc sử dụng giấy, mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước” năm 2018 cho thấy, một số nhà máy giấy trong nước hoàn toàn đủ năng lực để sản xuất giấy in có độ bền trên 100 năm. Còn giấy in có yếu tố bảo an hoặc độ bền trên 300 năm thì cần nghiên cứu, thử nghiệm thêm. Theo tính toán sơ bộ, các nhà máy giấy tại Việt Nam sản xuất 1 tấn giấy in có độ bền trên 100 năm khoảng 20 - 30 triệu đồng; giấy in có độ bền trên 300 năm khoảng 35 - 40 triệu đồng. Nếu tự sản xuất giấy in bền lâu sẽ kích thích sản lượng giấy sản xuất trong nước, chủ động nguồn cung cấp giấy. Tuy nhiên, các nhà máy giấy phải thay đổi quy trình công nghệ và cơ cấu nguyên vật liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất. Và có thể không phải nhà máy giấy nào cũng đáp ứng được yêu cầu này.

    Nếu mua giấy in bền lâu của nước ngoài, chúng ta phải phụ thuộc vào nguồn cung cấp và đôi khi không chủ động được nguồn giấy do tác động khách quan. Có một yếu tố cũng cần tính đến là tính bảo mật của giấy in nếu mua hoàn toàn của nước ngoài. Mặt khác, chi phí nhập khẩu 01 tấn giấy in cũng tương đối cao (khoảng 250 - 300 triệu đồng) so với tự sản xuất trong nước. Trong khi đó, thị trường giấy in của Việt Nam sẽ có sự phân khúc: giấy in bền lâu và giấy in thông thường. Giấy in bền lâu nếu nhập khẩu hoặc tự sản xuất sẽ phát triển khi các cơ quan, tổ chức cùng có nhu cầu sử dụng, còn thị trường giấy in thông thường có thể bị sụt giảm do nhiều văn bản, tài liệu sản sinh ở dạng điện tử hoặc in trên giấy bền lâu.

    - Các loại văn bản, tài liệu cần sử dụng giấy in bền lâu

    Trong khuôn khổ nghiên cứu tiền khả thi Đề án “Nghiên cứu việc sử dụng giấy, mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước” năm 2018 đã bước đầu khảo sát và xác định được danh mục các loại văn bản, tài liệu cần sử dụng giấy in bền lâu, thời gian đề xuất lưu giữ. Việc lưu giữ văn bản, tài liệu theo thời gian được xác định thời hạn bảo quản từ 100 - 300 năm, một số ít là có thời hạn bảo quản 500 năm. Như vậy, hoàn toàn có thể xác định được loại văn bản, tài liệu và thời gian tương ứng lưu giữ để lựa chọn loại giấy in bền lâu phù hợp.

    - Sự thay đổi về thói quen và quy trình nghiệp vụ in văn bản, tài liệu

    Trước đây, các cơ quan, tổ chức chỉ sử dụng loại giấy thông thường để in văn bản, tài liệu. Hiện nay, nếu sử dụng thêm giấy in bền lâu thì cần phân biệt loại văn bản, tài liệu nào phải in trên giấy bền lâu, cũng cần lưu ý việc loại nào in trên giấy thường, vì thực hiện Chính phủ điện tử thì văn bản, tài liệu dưới dạng điện tử cũng tăng lên. Các cơ quan, tổ chức sẽ phải mua hai loại giấy in và có quy định, quy chế về sử dụng giấy in. Các quy định của Nhà nước về công tác văn thư phải bổ sung thêm: danh mục văn bản, tài liệu in trên giấy bền lâu; tiêu chuẩn giấy in bền lâu; cơ chế kiểm soát việc sử dụng giấy in bền lâu…

    - Chi phí mua giấy bền lâu

    Việc sử dụng giấy in bền lâu góp phần bảo đảm chất lượng hồ sơ, tài liệu cho công tác lưu trữ. Tuy nhiên, một yếu tố cũng cần tính đến là chi phí mua giấy in bền lâu, do giá thành giấy cao. Bởi vậy, các cơ quan, tổ chức cần cân nhắc thận trọng khi xác định các văn bản, tài liệu cần in bền lâu và có sự phân loại mức độ văn bản, tài liệu để in trên giấy cho phù hợp.

    2. Mực in bền lâu

    Sự bền màu của mực (in, ký, dấu) đều phụ thuộc rất nhiều vào chất liệu giấy và điều kiện in. Các loại giấy có lớp phủ bề mặt, sản xuất chuyên dụng cho từng loại công nghệ in sẽ góp phần nâng cao độ bền cho lớp mực nói riêng và sản phẩm in nói chung. Trên thị trường Việt Nam, có các hệ thống in văn phòng, bao gồm cả mực và thiết bị cũng như các loại bút ký, mực dấu có độ bền hơn 100 năm trong điều kiện thường, đáp ứng được yêu cầu của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, các hệ thống này (trừ mực dấu) không thực sự phổ biến, thông dụng nên việc sử dụng mực in bền lâu vào thực tế cần xét đến một số yếu tố, đó là:

    - Tiêu chuẩn mực in, ký, đóng dấu bền lâu

    Hiện trên thị trường, các chủng loại máy in, mực in rất đa dạng. Các nhà sản xuất đã cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ các thông số kỹ thuật cũng như giấy chứng nhận về độ bền mực in, sản phẩm in nhưng nhu cầu người dùng chỉ ở mức phổ thông, không quan tâm đến các chỉ số kỹ thuật. Với một số loại mực chuyên dụng cũng có các thông số kỹ thuật nhưng người dùng chưa chắc đã hiểu hết. Do đó, người sử dụng khó có thể đánh giá, lựa chọn máy in, mực in phù hợp cho mục đích lưu trữ. Thêm vào đó, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền không thể định hướng cho các cơ quan, tổ chức mua mực bền lâu theo chủng loại, tên nhãn hiệu … Do việc này ảnh hưởng đến sự cạnh tranh giữa các nhà sản xuất, cung cấp mực và có tính độc quyền thương hiệu.

    Chính vì các lý do trên, rất cần có quy định tiêu chuẩn kỹ thuật về độ bền mực in để người dùng có thể căn cứ vào đó thực hiện kiểm tra, đánh giá độ bền thiết bị, nguyên liệu trước khi đưa vào sử dụng cho mục đích lưu trữ thông tin.

    - Nguồn cung cấp mực bền lâu

    Theo khảo sát trong khuôn khổ nghiên cứu khả thi Đề án “Nghiên cứu việc sử dụng giấy, mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước” năm 2018, các loại mực in, mực ký và mực dấu do Việt Nam sản xuất không nhiều. Các cơ quan, tổ chức chủ yếu sử dụng mực nhập khẩu từ nước ngoài như: mực in HP706, Canon 8780, Fuji B9110...; mực dấu Shinny, Deli; mực bút ký Pentel, Uniball, Acumen... Với sự có mặt của đại diện các hãng, việc mua các sản phẩm chính hãng là không khó, nhưng chi phí cho các sản phẩm này là tương đối cao. Vấn đề tiếp đến là chất lượng mực. Bên cạnh các loại mực nhập khẩu còn có một số loại mực không rõ nguồn gốc, không hoàn toàn thương thích với máy in nên sử dụng lâu có thể làm hỏng máy và đặc biệt là không đáp ứng được yêu cầu về độ bám dính, độ bền lão hóa.

    Trên thị trường mực bút ký và mực dấu, các sản phẩm nội địa cũng tham gia tích cực với thị phần tương đối tốt. Nhưng các sản phẩm đáp ứng yêu cầu trên 100 năm vẫn là sản phẩm nhập ngoại. Do chủng loại mực phong phú, không có tiêu chí kỹ thuật rõ ràng nên các cơ quan, tổ chức cần hướng dẫn để có thể lựa chọn loại phù hợp yêu cầu.

    - Chi phí mua, bảo dưỡng trang thiết bị và mua mực bền lâu

    Theo kết quả khảo sát sơ bộ, giá mực in, mực ký, mực dấu bền lâu trên thị trường Việt Nam không quá cao. Các cơ quan, tổ chức hoàn toàn có khả năng mua và không làm phát sinh thêm nhiều chi phí. Riêng mực in tốt, chính hãng, bảo đảm tính bền lâu có giá tương đối cao. Đó là chưa kể đến các loại máy in văn bản, tài liệu bền lâu có giá đắt hơn máy in thông thường nhiều lần; chế độ bảo dưỡng, bảo hành phải tuân theo quy định nghiêm ngặt của nhà sản xuất. Do vậy, tùy theo nhu cầu in văn bản, tài liệu bền lâu, các cơ quan, tổ chức có thể xem xét mua số lượng máy in phù hợp, không nhất thiết phải thay thế toàn bộ máy in để tránh lãng phí và tiết kiệm kinh phí.

    - Điều kiện in

    Như đã nói ở trên, độ bền của lớp mực trên giấy phụ thuộc vào tương tác giữa mực và giấy, công nghệ, thiết bị in. Do đó, ngoài tính chất của giấy và mực, điều kiện thực hiện công nghệ in (nhiệt độ, độ ẩm, tính năng thiết bị, bảo quản giấy…) có ảnh hưởng rất lớn đến độ bền sản phẩm in. Vấn đề này vẫn chưa được sự quan tâm thỏa đáng từ người sử dụng. Bởi vậy, trong các quy định về in văn bản, tài liệu bền lâu cần có hướng dẫn chi tiết về công nghệ, thiết bị và quy trình, điều kiện thực hiện.

    Từ những nhận định đưa ra trên, cơ quan quản lý cần có các tiêu chuẩn quy định về giấy, mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng để đảm bảo tuổi thọ của tài liệu lưu trữ giấy theo thời hạn bảo quản.

Tài liệu tham khảo:

1. Nhiệm vụ nghiên cứu tiền khả thi Đề án“Nghiên cứu việc sử dụng giấy, mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước” (2018), HS. 126 - 130, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ.

2. Nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia về giấy, mực in bền lâu sử dụng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước (2019), HS.135, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ.

ThS. Nguyễn Thị Kim Thu (Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ)

Theo: https://luutru.gov.vn/