Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí vai trò ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả các công việc, từ chỉ đạo, điều hành đến thực hiện giải quyết công việc đối với tất cả các lĩnh vực kết thúc đều gắn liền với văn bản, tài liệu và hồ sơ công việc.

Để ghi nhận tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1-C/VP về công tác công văn, giấy tờ, trong đó đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá “Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”.

Tiếp nối quá trình phát triển và trưởng thành về công tác văn thư lưu trữ, hiện nay về công tác văn thư: Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Trong đó, tại Điều 4 quy định rõ về nguyên tắc: “Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật”; về yêu cầu: “Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật. Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan”.

Nội dung chính của công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức đó là việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Tại Điều 10 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Chính phủ quy định việc Soạn thảo văn bản: “Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.

Nội dung chính của hoạt động lưu trữ: Là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 9 của Luật Lưu trữ: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan”.

Như vậy, các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ từ các khâu: Duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản đi; cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đến việc tham mưu, giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành văn bản chỉ đạo, đồng thời kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc; tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan là trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản ban hành, việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị. Việc cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử); phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Việc xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; lập hồ sơ và giao nộp hơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, tổ chức. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan”.

Qua dẫn chứng trên cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của mỗi cơ quan, tổ chức, từ Thủ trưởng đến nhân viên khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì phải thực hiện một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ và chịu trách nhiệm với công việc được giao theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân theo quy định của pháp luật.

Do đó, vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với nền hành chính công vô cùng quan trọng. Là hoạt động đảm bảo mọi thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị; cung cấp những văn bản, tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, nghiên cứu khó học, văn hoá, xã hội,… Qua đó, giúp cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý được toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ, công chức, viên chức, người lao động xử lý, giải quyết mọi công việc nhanh chóng, thuận tiện hiệu quả./.

Phòng Văn thư, lưu trữ - Sở Nội vụ