Hội họp là một trong những cách thức hiệu quả để giải quyết công việc trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, qua đó người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự lãnh đạo, quản lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định. Nhưng nếu sử dụng không đúng thì hội họp sẽ trở thành “gánh nặng”, mang tính hình thức, gây lãng phí về thời gian, nhân lực, tiền bạc… Do đó, cần phải nhận thức đúng, đổi mới tư duy về hội họp để góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Hội họp là một trong các cách thức để giải quyết công việc trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Qua đó, người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự lãnh đạo, quản lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của tổ chức. Hội họp được phân chia thành nhiều loại khác nhau như hội nghị tổng kết, hội nghị sơ kết, hội thảo, họp giao ban, họp chuyên môn, họp triển khai chính sách, triển khai nghị quyết, quyết định của cấp có thẩm quyền; để làm việc với các cấp, các ngành; họp tư vấn, họp trao đổi, phối hợp công tác… Như vậy, hội họp là một hoạt động cần thiết và quan trọng, có nhiều hình thức khác nhau với nội dung đa dạng và luôn gắn với việc thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức hoặc nhằm giải quyết một vấn đề trọng đại của quốc gia, thế giới. Nhưng nếu bị lạm dụng, thì hội họp sẽ trở thành một “gánh nặng”, mang tính hình thức, “vô thưởng, vô phạt”, gây lãng phí về thời gian, nhân lực, tiền bạc… Vì vậy, cần phải có cách nhìn đúng về hội họp, tìm ra được nguyên nhân dẫn đến hội họp quá nhiều để có các giải pháp khắc phục, đưa hội họp trở về với đúng nghĩa của nó, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
1. Hội họp nhiều sẽ gây lãng phí và không hiệu quả
Bên cạnh những cuộc họp thiết thực và cần thiết thì nhiều cuộc họp hiện nay chưa thực sự hiệu quả. Cách đây 12 năm, báo chí đã phản ánh: mỗi ngày trên địa bàn thành phố Hà Nội có khoảng 1.000 cuộc họp; cả nước có 3.000 cuộc họp. Tổng chi phí cho các cuộc họp này vào khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi ngày (Báo Tuổi Trẻ ngày 19/01/2007). Một lãnh đạo thành phố Hồ Chí Minh thống kê mỗi năm được mời dự 700 cuộc họp ở Trung ương và địa phương, thậm chí có ngày được mời dự 07 cuộc (Báo Vietnamnet.vn ngày 18/8/2007). Mười năm sau (2017), trong bài “Khủng hoảng vì họp” trên báo Tiền phong số ra ngày 08/9/2017, Giám đốc Sở Quy hoạch Kiến trúc TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Thanh Nhã cho biết: từ đầu năm đến nay, Giám đốc, 3 Phó Giám đốc và lãnh đạo các phòng, ban, công chức chủ chốt của Sở Quy hoạch Kiến trúc phải dự tổng cộng hơn 1.500 cuộc họp. Ông Sử Ngọc Anh, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh cho biết Sở này phải chịu ba áp lực rất lớn, một trong số đó là sức ép về các cuộc họp mà lãnh đạo Sở phải tham dự. Cụ thể, với 4 người trong Ban Giám đốc, trong 7 tháng đầu năm 2017, lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh phải dự hơn 2.000 cuộc họp.
Những số liệu nêu trên cho thấy, ở nước ta hiện nay, các cơ quan, đơn vị và địa phương, tình trạng họp diễn ra quá nhiều, kém hiệu quả, gây lãng phí và cán bộ, công chức không còn thời gian để giải quyết, xử lý công việc. Thậm chí, nhiều cơ quan, đơn vị phải xin tăng thêm cấp phó “để có người đi họp”, dẫn đến “lạm phát cấp phó”. Với sự phát triển của công nghệ thông tin và thiết bị kỹ thuật số hiện đại, có một tỷ lệ không nhỏ người dự họp chỉ làm việc với những thiết bị này mà không để ý đến nội dung họp. Tại Hội nghị trực tuyến báo cáo viên các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương ngày 05/7/2019 quán triệt Nghị quyết số 35-NQ/TW của Bộ Chính trị về tăng cường bảo vệ nền tảng tư tưởng của Đảng, đấu tranh phản bác các quan điểm sai trái, thù địch trong tình hình mới, đồng chí Võ Văn Thưởng, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Trưởng ban Ban Tuyên giáo Trung ương đã nói: “Nhiều buổi học nghị quyết, tôi quan sát được tỷ lệ không nhỏ ngồi dưới xem ipad, iphone, đọc tin, nhắn tin”. Tuy nhiên, không chỉ Việt Nam mới có nạn họp hành quá nhiều. Trên thế giới, tình trạng hội họp nhiều cũng là một vấn nạn. Ví dụ ở Mỹ, hàng năm trung bình có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra, trong đó có 30% cuộc họp không hiệu quả, gây lãng phí. Ước tính mỗi năm Mỹ mất tới 37 tỷ USD cho những cuộc họp này(1).
2. Tác hại và nguyên nhân của hội họp nhiều
Cần khẳng định rằng, hội họp là cần thiết và những cuộc họp trong cơ quan, tổ chức đa phần là bổ ích, nếu không họp thì nhiều vấn đề sẽ không được làm sáng tỏ và giải quyết triệt để. Nhưng nếu việc gì cũng phải họp, việc gì cũng phải đưa ra bàn và họp quá nhiều sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc, nhân lực,... và đáng lo hơn là tạo ra chỗ dựa cho bệnh “thiếu trách nhiệm” trong lãnh đạo, quản lý. Thiếu trách nhiệm dẫn đến nhiều hệ lụy như sự vô cảm, thiếu quyết đoán, thói quen ỷ lại, đổ trách nhiệm cho tập thể và dù được giao thẩm quyền nhưng không dám quyết, lấy “tập thể” làm chỗ dựa để không ai phải chịu trách nhiệm, dẫn đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức kém hiệu quả, công việc trì trệ. Mọi người luôn đùn đẩy trách nhiệm cho nhau và người đi họp thực chất là cho đủ thành phần, không tham gia bàn bạc để giải quyết công việc; không chuẩn bị ý kiến phát biểu hoặc phát biểu chung chung, không đi vào trọng tâm vấn đề cuộc họp đang bàn. Hội họp quá nhiều như vậy là do nhiều nguyên nhân, nhưng có thể chỉ ra một số nguyên nhân chính sau đây:
Một là, nhiều cuộc họp không hiệu quả do tổ chức không khoa học; không rõ hoặc đặt ra nhiều nội dung, mục đích.
Một trong những nguyên tắc tổ chức họp là phải rõ nội dung, mục tiêu cần giải quyết; trình tự cuộc họp phải hợp lý, lôgíc; phải mời đúng đối tượng, thành phần và công tác chuẩn bị phải chu đáo, đầy đủ. Tuy nhiên, do nhận thức, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm,… về tổ chức hội họp còn hạn chế, nên nhiều cuộc họp không thu được kết quả như mong đợi. Nội dung cuộc họp, tài liệu phục vụ cuộc họp, mục đích đặt ra, quan điểm và chính kiến của cơ quan chủ trì tổ chức như thế nào... là những vấn đề phải được chuẩn bị cẩn thận. Nhiều cuộc họp gửi giấy mời nhưng không gửi tài liệu kèm theo, thậm chí thiết bị công nghệ thông tin cũng ít được sử dụng, tài liệu phục vụ cho cuộc họp phải đợi đến buổi họp mới phát. Như vậy, người đi dự khi tới cuộc họp mới có tài liệu và bắt đầu nghiên cứu thì không thể có ý kiến góp ý tốt và hiệu quả. Bên cạnh đó, năng lực và kỹ năng của người chủ trì cuộc họp (đặt vấn đề, điều hành, định hướng và bám sát mục tiêu cuộc họp, điều hòa các ý kiến, tổng hợp khái quát các ý kiến khác nhau và kết luận…) luôn là yếu tố rất quan trọng quyết định thành công của cuộc họp. Đây là nguyên nhân liên quan đến năng lực tổ chức các cuộc họp mà bất cứ một nhà lãnh đạo, quản lý nào cũng cần được trang bị nhưng vẫn chưa được quan tâm trong chương trình đào tạo, bồi dưỡng. Bên cạnh đó, vẫn còn tình trạng lợi dụng việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp để thực hiện việc giải ngân là chính, không vì mục đích công việc.
Hai là, nhiều quyết định tổ chức cuộc họp với các hình thức họp chưa chuẩn xác, chưa phù hợp.
Hội họp có nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào từng yêu cầu, từng mục đích cụ thể hoặc tùy thuộc vào quy định nói chung để tổ chức hội nghị hoặc cuộc họp. Hiện nay, khi công nghệ thông tin và thiết bị kỹ thuật số được áp dụng rộng rãi thì các cuộc họp này được thực hiện chủ yếu thông qua hình thức họp trực tuyến. Tuy nhiên, rất nhiều trường hợp, không xác định chính xác được đối với vấn đề này thì có nên tổ chức hội họp hay không cần tổ chức? Nếu tổ chức thì ai chủ trì? Ai thuộc thành phần tham dự? Có sử dụng trực tuyến không? Nếu không tổ chức thì ai phải chịu trách nhiệm giải quyết và thực hiện sự phối hợp công tác thế nào để tranh thủ được ý kiến của các cơ quan liên quan.
Điều quan trọng nhất để quyết định tổ chức hội họp là đối với mỗi vấn đề đặt ra cần cân nhắc kỹ lưỡng xem có phải họp không? Nếu thuộc trách nhiệm thẩm quyền quyết định của một cá nhân thì hạn chế tổ chức họp, trừ khi vấn đề đó có liên quan, ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác hoặc có các ý kiến khác nhau. Còn đối với vấn đề liên quan đến quyền quyết định tập thể (đối với các tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ) thì phải tổ chức họp. Hoặc có vấn đề cần giải quyết thì nên đưa vào cuộc họp (hội nghị) giao ban hay để tổ chức một cuộc họp chuyên đề thì phù hợp. Trường hợp do nhiều công việc, để giảm hội họp có thể gửi văn bản và hồ sơ về vấn đề cần xem xét, giải quyết, hoặc các dự thảo văn bản, đề án, kế hoạch,… đến những người có thẩm quyền hoặc các chuyên gia để xin ý kiến, sau đó tổng hợp và tiếp thu, hoàn thiện. Thực hiện theo cách này sẽ giảm được rất nhiều cuộc họp không cần thiết, lãng phí, tốn kém.
Việc lựa chọn có họp hay không và đưa vấn đề hoặc nội dung công việc ra cuộc họp nào là phù hợp sẽ quyết định vấn đề đó sẽ được giải quyết hay không giải quyết. Từ đó dẫn đến việc xác định ai là người chủ trì và thành phần nên mời những ai? Và như vậy, nội dung cuộc họp, người chủ trì và thành phần dự họp rất có quan hệ với nhau, trong đó, nội dung cuộc họp là căn cứ quan trọng để phân công người chủ trì và thành phần tham dự.
Ba là, chậm thay đổi tư duy về vấn đề thành phần, đối tượng người tham dự các cuộc họp.
Ai cũng hiểu, với từng loại hội họp khác nhau thì các thành phần mời dự họp cũng sẽ khác nhau. Thường là trong giấy mời họp bao giờ cũng ghi rõ thành phần tham dự. Rất nhiều cuộc họp chỉ mời lãnh đạo cấp trưởng (hoặc cấp phó) ở các cơ quan, tổ chức, đơn vị tham dự và ghi rõ là phải dự họp đúng thành phần. Tư duy này, một là muốn người tham dự phải có chức vụ để có đủ thẩm quyền, cùng chịu trách nhiệm khi bàn giải quyết một vấn đề, hoặc nghĩ rằng đã là lãnh đạo thì đều giỏi chuyên môn, biết tất cả, dẫn đến nhiều cuộc họp mà lãnh đạo không có đủ người để dự. Hệ quả là chất lượng các cuộc họp không cao và mang tính hình thức. Vì nếu cấp trưởng và cấp phó phụ trách lĩnh vực liên quan đến nội dung cuộc họp mà bận, không dự được thì các cấp phó khác phải dự thay. Nhưng trong điều kiện tổ chức bộ đa ngành, đa lĩnh vực hoặc điều kiện ở chính quyền địa phương thì không phải cấp phó nào cũng am hiểu sâu sắc lĩnh vực được cử đi dự họp thay; dẫn đến tình trạng “đi để cho có mặt”, rất hình thức mà không đóng góp được ý kiến tốt và có chất lượng.
Đối với cuộc họp để quyết định vấn đề thuộc thẩm quyền của tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, mà người tham dự là thành viên thì dứt khoát phải đi đúng thành phần thì mới có quyền biểu quyết (ví dụ họp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ban cán sự đảng Bộ, Ban thường vụ, Ủy ban nhân dân các cấp, …). Nhưng đối với cuộc họp để bàn một vấn đề có liên quan, hoặc thảo luận một chính sách thì không nên câu nệ người đi dự họp phải có chức vụ, mà chỉ cần đó là người nắm vững vấn đề, hiểu chuyên môn… thì cuộc họp sẽ đạt được kết quả tốt…; trong trường hợp này, việc giấy mời yêu cầu phải đi đúng thành phần dự họp (chỉ mời người có chức vụ) sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp do người đi dự thay không nắm được vấn đề.
Bốn là, do trình độ, năng lực yếu kém nên nhiều cuộc họp vẫn được tổ chức dù không cần thiết.
Thực tế cho thấy, ở đâu người đứng đầu và cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ nếu năng lực yếu, thiếu bản lĩnh, sợ trách nhiệm thì ở đó thường hay tổ chức nhiều cuộc họp. Trong đó, có nhiều cuộc họp là không cần thiết. Ở trạng thái này, hội họp là cách để “giải nguy” cho người không quyết đoán; đồng thời làm giảm tính nhanh nhạy, chủ động của bộ máy và có thể bị lợi dụng trở thành cách thức đẩy trách nhiệm từ cá nhân sang tập thể đối với sai phạm xảy ra (nếu có). Có tình trạng một số lãnh đạo, quản lý không nắm được công việc, thiếu kiến thức chuyên môn, sợ trách nhiệm nên tổ chức họp để lấy ý kiến tham mưu. Nhưng do chuyên môn không sâu, không chắc nên càng nhiều ý kiến thì lại càng khó quyết định vì không biết nghe theo ý kiến nào, mặc dù vấn đề rất rõ ràng. Kết thúc cuộc họp thường không kết luận được nên lại báo cáo xin ý kiến cấp trên. Thực tế vẫn còn rất nhiều cuộc họp chỉ để nghe các ý kiến từ cơ quan khác, về những nội dung “biết rồi, khổ lắm nói mãi”. Xét về yếu tố quản lý, việc họp để xin ý kiến của cơ quan khác, của tập thể một cách dân chủ, rộng rãi là tốt, là việc làm cần thiết của người lãnh đạo, quản lý. Song việc gì cũng đưa ra bàn bạc, trong khi việc đó thuộc thẩm quyền quyết định của mình thì việc họp nhiều là biểu hiện của một nhà lãnh đạo thiếu phẩm chất và năng lực yếu. Sau khi quyết định, nếu có vấn đề gì trái ngược lại đổ “tại các cuộc họp, đa số ý kiến như vậy”.
Năm là, tình trạng né tránh, không dám chịu trách nhiệm nên nhiều cuộc họp được tổ chức để biến tập thể thành “nơi trú ẩn trách nhiệm”.
Trong thực tế, có nhiều cuộc họp được xem là giải pháp cho các cơ quan, đơn vị đùn đẩy, né tránh trách nhiệm, tạo nên thói quen thụ động, chờ chỉ đạo, như: một đơn vị, một tổ chức khi được giao nhiệm vụ nhưng không giải quyết được, khi đến hạn phải báo cáo thì lại tổ chức họp để lấy ý kiến, thực chất là để “câu giờ” và để “đá quả bóng trách nhiệm cá nhân” sang cho tập thể, gây lãng phí về thời gian, ngân sách và gây khó khăn cho các cơ quan, tổ chức và địa phương. Tình trạng “né tránh trách nhiệm” của cá nhân để đổ lỗi cho tập thể là vấn đề na giải, bởi người đứng đầu, cán bộ, công chức phải nắm được vấn đề đang giải quyết gắn với nghiệp vụ, chuyên môn; giải quyết công việc trên cơ sở các quy định của Đảng và Nhà nước; dám “đối diện” với vấn đề phải giải quyết và quyết định đúng thẩm quyền của mình, dám chịu trách nhiệm với kết quả giải quyết,… thì hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức sẽ rất cao, đáp ứng được sự hài lòng của người dân. Ngược lại, nếu yếu về năng lực, không dám đưa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn thì công việc sẽ đình trệ, chậm chạp, gây phiền hà cho người dân. Cuối cùng, để tránh bị phê bình là công việc đình trệ, lại tổ chức các cuộc họp không cần thiết để bàn bạc những vấn đề mà với thẩm quyền của mình cũng có thể quyết định được. Sự thiếu trách nhiệm này đã làm cho một số cuộc họp trở thành “lá chắn”, là “chỗ ẩn náu”, giấu giếm “cái đuôi” thiếu trách nhiệm hoặc né tránh trách nhiệm.
Sáu là, vướng mắc trong phương thức phối hợp, quan hệ công tác khi thực hiện cơ chế “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý và nhân dân làm chủ”.
Do quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị cũng như trong bộ máy nhà nước. Do đó, bộ máy nhà nước có nhiều mối quan hệ giữa lãnh đạo với quản lý, giữa tổ chức thực hiện với kiểm tra, thanh tra, giám sát trong giải quyết công việc, trao đổi ý kiến giữa cơ quan Nhà nước với các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Từ các mối quan hệ công tác như vậy, nếu không lựa chọn, xử lý tốt sẽ dẫn đến nhiều sự trùng lặp, nhiều khâu thủ tục, đặc biệt là sẽ phát sinh nhiều cuộc họp không cần thiết. Cụ thể là, có những công việc, người đứng đầu các cơ quan nhà nước không thể tự mình giải quyết mà muốn giải quyết công việc thuộc thẩm quyền thì phải tổ chức họp xin ý kiến chỉ đạo từ các cơ quan, tổ chức trong hệ thống Đảng, sau đó mới đến họp chuyên môn để giải quyết công việc thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước. Bên cạnh đó, việc phân công, phân cấp, phân quyền, ủy quyền và cơ chế hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức vẫn có nhiều điểm chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng giao việc, giao quyền không cụ thể, nhiều cơ quan, tổ chức tham gia làm cùng một việc nhưng không có người chịu trách nhiệm chính, nên phải tổ chức nhiều cuộc họp để thống nhất.
3. Nguyên tắc và giải pháp nâng cao hiệu quả hội họp trong các cơ quan, tổ chức
3.1. Nguyên tắc tổ chức hội họp
Để việc tổ chức hội họp hiệu quả, cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
Thứ nhất, thực hiện đúng chức trách, quyền hạn và bảo đảm tuân thủ pháp luật (hoặc điều lệ), bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước, bí mật công tác theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, chỉ tổ chức hội họp theo đúng quy định của pháp luật, của điều lệ, hoặc trong trường hợp thật sự cần thiết phải họp để giải quyết công việc gắn với yêu cầu, nội dung của vấn đề, nhiệm vụ cần giải quyết, liên quan đến trách nhiệm của nhiều cơ quan, đơn vị, phù hợp với tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
Thứ ba, kết hợp, kết nối, tích hợp các loại vấn đề cần giải quyết, có liên quan với nhau để tổ chức chung vào một cuộc họp, không để tổ chức thành nhiều cuộc họp. Kể cả các vấn đề khác nhưng đã chuẩn bị kỹ, có thể tạo sự đồng thuận nhanh thì cũng ghép vào một cuộc họp để giảm bớt hội họp.
Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào các cuộc họp, trừ những trường hợp đặc biệt, còn lại khi tổ chức các cuộc hội họp theo vùng, miền, cả nước nên tăng cường số lượng các cuộc họp trực tuyến.
Thứ năm, giảm bớt, đơn giản tối thiểu các thủ tục nghi lễ mang tính hình thức để dành thời gian cho nội dung và yêu cầu của cuộc họp (thể hiện trong chương trình cuộc họp). Khi tổ chức các hội nghị, hội thảo phải bảo đảm hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức vẫn diễn ra bình thường trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ và phục vụ nhân dân.
3.2. Giải pháp giảm các cuộc họp
Một là, thay đổi nhận thức về chế độ họp. Theo hướng này, việc cải cách chế độ hội họp phải được sự nhận thức đúng đắn và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện nhiệm vụ thì mới có sự chuyển biến tích cực trong việc thực hiện chế độ họp. Cần nhấn mạnh rằng, cải cách chế độ hội họp - một nội dung quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính phải được gắn với nhân tố cơ bản và quan trọng nhất là con người, muốn cải cách họp phải cải cách từ chính con người. Chuyển biến từ con người thực hiện mới mang đến sự chuyển biến nội tại mạnh mẽ cho bản thân nền hành chính, làm cho chế độ họp ngày càng khoa học, hợp lý, hiệu quả và đạt chất lượng cao. Tuyệt đối không được lợi dụng việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo để chi tiêu ngân sách không đúng mục đích, không những vi phạm nguyên tắc tài chính mà còn là nguyên nhân tăng thêm số lượng các cuộc họp, lợi dụng tổ chức họp để kết hợp nghỉ dưỡng, nghỉ mát, du lịch.
Hai là, sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật về chế độ hội họp, trước hết là bổ sung vào Luật cán bộ, công chức, Luật Viên chức quy định về việc tổ chức hội họp trong hoạt động công vụ, thực hiện chức trách và nhiệm vụ được giao của cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời, đẩy mạnh thực hiện thanh tra, kiểm tra đối với công tác tổ chức hội họp để các quy định về hội họp bảo đảm thực hiện nghiêm túc.
Ba là, tiếp tục nghiên cứu đổi mới sự lãnh đạo của Đảng trong mối quan hệ tổng thể “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, Nhân dân làm chủ”. Đảng lãnh đạo bằng chủ trương, chính sách định hướng và lãnh đạo, chỉ đạo những vấn đề quan trọng, không bao biện, làm thay. Các cơ quan tham mưu của các cấp ủy, tổ chức Đảng thực hiện kiểm tra, giám sát và chỉ tổ chức các cuộc họp thật cần thiết, giảm thiểu các cuộc họp để thay vào đó là thực hiện cơ chế chuyên gia, gửi văn bản hỏi,… Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến chính quyền địa phương (HĐND và UBND các cấp) thực hiện quyền hạn và chức năng của mình theo quy định của pháp luật, bảo đảm không trái với chủ trương, đường lối, chỉ đạo của Đảng. Thực hiện đầy đủ trách nhiệm của người đứng đầu trong các cơ quan nhà nước, những vấn đề, công việc đã được giao quyền, hoặc phân cấp, ủy quyền thì phải mạnh dạn, dám làm, dám chịu, không lấy tập thể ra để lẩn tránh trách nhiệm. Khi các công việc, nhiệm vụ được giải quyết theo đúng thẩm quyền, các cơ quan làm hết trách nhiệm của mình thì sẽ giảm thiểu số lượng các cuộc họp không cần thiết. Tiếp tục đổi mới cơ chế này theo hướng phù hợp với tiến trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong đó, tiếp tục đẩy mạnh việc phân công, phân cấp giữa các cấp, các ngành và quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo. Một việc chỉ giao cho một cơ quan làm đầu mối chủ trì thực hiện, các cơ quan khác chỉ làm nhiệm vụ phối hợp.
Bốn là, đẩy mạnh hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tổ chức các cuộc họp, đặc biệt là đẩy mạnh, khuyến khích thực hiện tổ chức họp trực tuyến đối với các cuộc họp có sự tham gia của lãnh đạo các bộ, ngành và địa phương hoặc khu vực. Tuy nhiên, để tổ chức họp trực tuyến được tốt thì công tác chuẩn bị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật và nội dung, yêu cầu của cuộc họp phải được chuẩn bị tốt, kỹ lưỡng. Những vấn đề xin ý kiến tham gia của các bộ, ngành và địa phương hoặc các thành viên trong một tổ chức thì có thể thực hiện việc gửi văn bản để lấy ý kiến thay vì tổ chức họp. Những cuộc họp bắt buộc phải tổ chức vì mỗi thành viên đều là lãnh đạo, có quyền bỏ phiếu để quyết định vấn đề thì khi gửi giấy mời cần gửi tài liệu, văn bản dự thảo kèm theo để nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến tham gia.
Năm là, phải thực hiện giảm hội họp bằng các biện pháp sau đây:
- Quy định các trường hợp được tổ chức hội họp; những trường hợp người đứng đầu được lựa chọn, cân nhắc họp hay không họp; những trường hợp không tổ chức hội họp. Những cuộc họp chỉ để thảo luận, trao đổi ý kiến, hoặc tham luận thì không tổ chức cuộc họp mà gửi phiếu, nêu vấn đề hoặc gửi bản thảo để xin ý kiến. Sau đó tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu và ban hành.
- Thực hiện đúng thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu ở các cơ quan thực hiện chế độ thủ trưởng; những việc thuộc thẩm quyền quyết định của người đứng đầu thì không tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều khía cạnh, cần cân nhắc thận trọng. Quy định quy chế phối hợp công tác giữa các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị và chính quyền địa phương để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác.
- Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý. Đặc biệt là trau dồi năng lực và phẩm chất, dám làm, dám chịu trách nhiệm. Đổi mới chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức (theo từng mức độ), trong đó có bổ sung các nội dung về năng lực điều hành, tổ chức các cuộc hội họp.
- Gắn trách nhiệm của người đứng đầu trong việc thực hiện chế độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Người đứng đầu phải nắm rõ và chịu mọi trách nhiệm nếu để xảy ra các vi phạm trong việc họp tại đơn vị mình. Để khắc phục tình trạng lãnh đạo cấp dưới sợ trách nhiệm và kiến thức chuyên môn không vững vàng nên tổ chức họp để nghe ý kiến thì người đứng đầu các bộ, ngành, địa phương phải thể hiện rõ vai trò và trách nhiệm trong việc quyết định họp hay không họp, không để xảy ra tình trạng bất cập trong chế độ họp.
Sáu là, tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của các cơ quan nhà nước, họp trực tuyến. Việc cải cách chế độ họp cũng là một nội dung rất quan trọng trong cải cách về thể chế theo Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010 ban hành theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ. Trong 06 nội dung của Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 (ban hành theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ), “hành chính hiện đại” là một nội dung hoàn toàn mới cho thấy sự quan tâm của Chính phủ đối với việc tăng cường thay đổi cách thức giao tiếp của nền hành chính hiện nay, trong đó vai trò của công nghệ thông tin là quan trọng. Các phiên họp trực tuyến “không giấy tờ” và rất ngắn gọn của Chính phủ tháng 7/2019; của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh tháng 7/2019 và các cơ quan, địa phương khác gần đây là minh chứng rõ ràng về tính hiệu quả, cần rút kinh nghiệm và nhân rộng. Để thực hiện giải pháp này, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cải tiến các cuộc họp theo phương thức mới (họp từ xa, trực báo, trực tuyến) để tránh đi lại, tiết kiệm kinh phí cho cơ quan, bảo đảm cung cấp kịp thời thông tin về những thủ tục hành chính đến tổ chức, doanh nghiệp và người dân một cách nhanh nhất, rõ ràng, minh bạch, công khai, thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp của nền hành chính.
Trong các giải pháp nêu trên, việc thay đổi tư duy về hội họp, thực hiện hết trách nhiệm, thẩm quyền của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào hội họp là các giải pháp quan trọng hàng đầu. Các giải pháp này sẽ tạo nên sự chuyển biến lớn về tổ chức các cuộc hội họp và giảm thiểu số lượng các cuộc hội họp không cần thiết, góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước. Để chỉ đạo khắc phục các hạn chế và lãng phí của việc tổ chức hội họp hiện nay, cần đề xuất Ban Bí thư Trung ương Đảng ban hành Chỉ thị về việc tổ chức hội họp hiệu quả, tiết kiệm, chống lãng phí. Từ đó, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ có văn bản chỉ đạo tổ chức thực hiện trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị./.
-------------------------------------------------------------
Ghi chú:
(1) http://cafebiz.vn/quan-tri/vi-sao-nguoi-my-lang-phi-37-ty-usd-moi-nam-vi-hop-hanh-20141124114503928.chn
Tài liệu tham khảo:
1. Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 và Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
2. Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010.
3. https://zing.bangnam.com/ong-vo-van-thuong- hoc-nghi-quyet-nhung-lai-ngoi-xem-ipad-nhan-tin
4. https://tuoitre.vn/viec-kho-nhat-cua-bo-truong- la-phan-cong-thu-truong-di-hop
5. https://vietnamnet.vn/vn/thoi-su/chinh-tri/dung- la-chung-ta-hop-hanh-qua-nhieu
6. http://cafebiz.vn/quan-tri/vi-sao-nguoi-my-lang-phi-37-ty-usd-moi-nam-vi-hop-hanh.
TS. Trần Anh Tuấn, Thứ trưởng Bộ Nội vụ.
Theo: tcnn.vn
