1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác lưu trữ:
Điều 6 Luật Lưu trữ xác định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.
Điều 25 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ:
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật”.
Điểm c, khoản 1 Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử quy định “c) Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả”.
2. Nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ
Tùy theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp và đảm bảo điều kiện kỹ thuật, môi trường kho để bảo quản an toàn tài liệu của cơ quan, tổ chức mình.
Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định và hướng dẫn tại các văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
b) Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản
Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, hệ thống camera an ninh để quan sát,…
Trang thiết bị và phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ không khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm,...; ảnh hưởng do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu,…
c) Xử lý kỹ thuật bảo quản
- Phòng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng các biện pháp: Thông gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài liệu.
- Phòng chống nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị, đảm bảo môi trường kho theo tiêu chuẩn về không khí, nhiệt độ, ẩm độ,…
Các biện pháp diệt và ngăn chặn nấm mốc: Dùng hóa chất diệt nấm mốc trong kho theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn tránh gây hư hỏng tài liệu và ảnh hưởng độc hại cho người làm lưu trữ.
- Phòng chống côn trùng gây hại: Đối với tài liệu có các loại côn trùng gây hại như chuột, bọ, gián, kiến, mối, mọt,…Khi phát hiện tài liệu bị côn trùng gây hại cần có phương án xử lý phù hợp cho từng loại côn trùng.
- Phòng chống cháy: Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn về điện trong kho, trang bị hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định.
d) Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ
- Phương pháp sắp xếp: Tổ chức thực hiện sắp xếp khoa học trong kho lưu trữ: Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; sắp xếp tài liệu lên giá; sắp xếp giá trong kho.
- Chế độ kiểm tra bảo vệ và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ: Thủ trưởng cơ quan cần ban hành nội quy, quy chế quản lý việc ra vào kho; chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình quản lý, bảo quản tài liệu; chế độ vệ sinh kho và tài liệu định kỳ; quy định tổ chức sử dụng tài liệu, trong đó có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu; kiểm tra theo dõi việc xuất nhập tài liệu,…
đ) Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ cần được phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị, thống kê, khảo sát tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có nguy cơ hư hỏng cần có giải pháp tu bổ, phục chế.
Các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu như: Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy. Phục chế tài liệu là tái tạo lại tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị mất mát hoặc hư hỏng quá nặng không thể sửa chữa được.
Tu bổ và phục chế tài liệu chỉ áp dụng đối với tài liệu lịch sử, tài liệu có giá trị cao, tài liệu quí hiếm.
- Tu bổ tài liệu lưu trữ
Tu bổ tài liệu lưu trữ là sửa chữa tài liệu lưu trữ bị hư hỏng. Tu bổ tài liệu lưu trữ thuộc quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm sửa chữa vật mang tin tài liệu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Tùy theo các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau, (tài liệu giấy thường, tài liệu bản vẽ kỹ thuật, tài liệu bản đồ,…) mà áp dụng các biện pháp kỹ thuật khác nhau. Căn cứ vào mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ, sẽ có phương pháp tu bổ phù hợp, ví dụ như:
+ Vá, dán tài liệu: áp dụng cho tài liệu tình trạng vật lý còn tốt, nhưng rách mép ngoài hoặc có các lỗ thủng trên bề mặt tài liệu.
+ Bồi nền và viền méo tài liệu: áp dụng tu bổ tài liệu in sao ánh sáng hoặc in trên giấy chuyên dùng.
+ Tu bổ tài liệu bằng vải: áp dụng cho tài liệu bản đồ.
+ Ép màng mỏng hoặc làm bao bảo vệ tài liệu.
- Phục chế tài liệu là khôi phục lại các đặc tính ban đầu của tài liệu đối với tài liệu bị hư hỏng nặng.
Phục chế tài liệu được đặt ra đối với tài liệu cổ đã bị hư hỏng nặng, rách nát, thường là mất đi một phần vật mang tin tài liệu.
Nhiệm vụ của phục chế, khác với tu bổ, sửa chữa tài liệu là phải khôi phục lại đặc điểm, giá trị ban đầu chính xác của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên một nền vật mang tin khác có cùng chất liệu của tài liệu gốc.
Trong quá trình phục chế tài liệu, tuyệt đối không được tự thêm các thông tin.
3. Biện pháp thực hiện công tác bảo quản tài liệu tại cơ quan, tổ chức
a) Công tác chỉ đạo, quản lý và đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
- Trên cơ sở các nội dung về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; tùy theo tình hình cụ thể về kho lưu trữ và cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác quản bảo tài liệu hiện có, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo quản tài liệu phù hợp với tình hình điều kiện tại cơ quan mình.
- Nghiên cứu đầu tư mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu cần thiết, tiết kiệm và phát huy hiệu quả.
b) Rà soát, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có nguy cơ hư hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch và đề xuất thực hiện việc tu bổ tài liệu.
c) Ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc duy trì hoạt động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức./.
Tài liệu tham khảo:
Luật Lưu trữ; Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam của PGS-TS Dương Văn Khảm, giáo trình công tác lưu trữ ngắn hạn của Trường Trung cấp Văn thư, Lưu trữ Trung ương và đồng nghiệp.
Phòng Văn thư, lưu trữ - Sở Nội vụ
